A A A K K K
для людей з обмеженими можливостями
Ржищівська міська об'єднана територіальна громада
Київська область, Обухівський район

Положення про відділ організаційного та технічного забезпечення діяльності міської ради виконавчого комітету Ржищівської міської ради

Додаток 1

до рішення Ржищівської міської ради

№1699-58-07 від 23.11.2018 р.

 

ПОЛОЖНЕННЯ

про відділ організаційного та технічного забезпечення діяльності міської ради виконавчого комітету Ржищівської міської ради


 1. Загальні положення

1.1 Відділ організаційного та технічного забезпечення діяльності міської ради виконавчого комітету Ржищівської міської ради є його структурним підрозділом, підзвітний і підконтрольний Ржищівській міській раді, міському голові та секретарю міської ради.

1.3 У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод, Європейською хартією місцевого самоврядування, іншими міжнародними договорами та правовими актами, ратифікованими Верховною Радою України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу» та іншими законами України з питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Статутом Ржищівської територіальної громади, Регламентом Ржищіівської міської ради, рішеннями міської ради і виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням і іншими нормативними актами.

 

2. Мета відділу

2.1 Метою відділу є здійснення ефективного організаційного, методичного та технічного забезпечення діяльності Ржищівської міської ради, її постійних комісій та депутатських груп.

 

3. Основні завдання відділу

3.1 Для досягнення мети своєї діяльності відділ вирішує наступні  основні завдання:

3.1.1 Забезпечення  якісної підготовки та проведення сесій міської ради;

3.1.2 Створення умов для належного здійснення повноважень депутатів по відношенню до виборців та їх участі в роботі постійних комісій;

3.1.3 Забезпечення обліку, контролю і зберігання документів міської ради та атрибутів депутатської діяльності;

3.1.4 Підготовка  проектів актів міської ради, її органів і міського голови, в т.ч. нормативного характеру;

3.1.5 Проведення роботи, пов’язаної із підвищенням рівня правових знань працівників секретаріату ради, сприяння вивчення чинного законодавства, роз’яснення існуючої практики його застосування, проведення консультацій з правових питань;

3.1.6 Здійснення розгляду звернень громадян та прийом громадян з питань, що відносяться до компетенції секретаріату ради за встановленим графіком;

3.1.7 Здійснення інших повноважень, покладених на секретаріат ради відповідно до чинного законодавства.

3.2 При здійсненні повноважень секретаріат ради зобов’язаний:

3.2.1 Забезпечити отримання конституційних прав та свобод людини і громадянина, які закріплені в Конституції та законодавстві України та Статуті Ржищівської територіальної громади;

3.2.2 Забезпечити виконання вимог діючого законодавства України щодо конфіденційності інформації відносно особи;

3.2.3 Не допускати в своїй діяльності порушення вимог антикорупційного законодавства.

 

 

4. Функції відділу відповідно до завдань та повноважень

4.1 Відповідно до покладених на нього завдань відділ реалізує наступні функції:

4.1.1 Готує розпорядження міського голови щодо скликання сесії міської ради;

4.1.2 Готує та подає до редакції газети «Ржищів», та на офіційний сайт Ржищівської міської ради оголошення про скликання сесії міської ради;

4.1.3 Інформує депутатів міської ради щодо дати, часу та місця проведення сесії міської ради;

4.1.4 Спільно з головами постійних комісій розробляє графік засідань постійних комісій міської ради (перед кожним пленарним засіданням міської ради) та доводить його до відома депутатів, заступників міського голови та структурних підрозділів міської ради, питання яких включені до проекту порядку денного сесії;

4.1.5 Інформує секретаря міської ради щодо можливості проведення сесії у правомочному складі, а також доповідає йому щодо причин, які унеможливлюють присутність депутатів на пленарному засіданні;

4.1.6 Здійснює прийом проектів рішень міської ради та документів, що долучаються до них від структурних підрозділів міської ради, депутатів та інших виконавців;

4.1.7 Визначає черговість формування матеріалів для розгляду на сесії;

4.1.8 Формує проекти порядку денного сесій міської ради;

4.1.9 Здійснює нумерування копій проектів рішень міської ради та формування сесійних матеріалів відповідно до проекту порядку денного;

4.1.10 Готує проект регламенту роботи пленарних засідань міської ради;

4.1.11 Забезпечує своєчасне доведення сесійних матеріалів до депутатів міської ради (в тому числі в електронному вигляді);

4.1.12 Узагальнює пропозиції та рекомендації постійних комісій щодо сесійних матеріалів та доводить дану інформацію до секретаря міської ради;

4.1.13 Перед початком роботи сесії здійснює реєстрацію депутатів міської ради;

4.1.14 За необхідністю забезпечує надання депутатам додаткових матеріалів, необхідних при розгляді окремих питань;

4.1.15 Напередодні сесії та перед її початком здійснює  системне адміністрування програмного та технічного забезпечення електронної системи голосування (у разі наявності), яка встановлена в залі засідань міської ради;

4.1.16 Здійснює ведення електронного запису сесії, подальше його збереження та архівування на магнітних носіях;

4.1.17 Здійснює мультимедійний супровід доповідачів та виступаючих (за необхідності) на сесії;

4.1.18 Формує для міського голови та секретаря міської ради проекти рішень в електронному варіанті для перегляду їх на сесії;

4.1.19 Інформує секретаря міської ради щодо присутності на пленарному засіданні депутатів міської ради, що входять до складу лічильної комісії та секретаріату;

4.1.20 Готує листи до виконавчих органів,  постійних комісій міської  ради щодо їх пропозицій до плану роботи міської ради та здійснює аналіз їх відповідей;

4.1.21 Вносить пропозиції секретарю міської ради щодо плану роботи та готує проект рішення міської ради про план роботи міської ради на наступний рік;

4.1.22 Доводить рішення міської ради про план роботи міської ради до виконавчих органів, постійних комісій та забезпечує контроль за його виконанням;

4.1.23 В кінці поточного року здійснює аналіз щодо виконання плану роботи міської ради та разом з підготовкою плану роботи міської ради на наступний рік готує проект звіту щодо його виконання;

4.1.24 Сприяє депутатам  міської ради в підготовці звернень, запитів та інших поточних документів;

4.1.25 Готує організаційно-методичні, інструктивні та інші матеріали для проведення заходів, пов’язаних з підвищенням фахового рівня депутатів міської  ради;

4.1.26 Готує пропозиції щодо вдосконалення правотворчої діяльності міської ради;

4.1.27 Забезпечує сприяння депутатам міської ради в організації проведення прийому громадян у виборчих округах та узагальнює інформацію за підсумками їх проведення;

4.1.28 Надає допомогу в організації та здійсненні підготовки рішень по  депутатських запитах;

4.1.29 Організовує всебічне сприяння депутатам міської ради  у виконанні отриманих ними доручень виборців;

4.1.30 Аналізує участь депутатів міської ради у роботі пленарних засідань та засідань постійних комісій;

4.1.31 Допомагає депутатам міської ради в підбірці необхідної літератури та періодичної преси, необхідних для депутатської діяльності;

4.1.32 Допомагає головам постійних комісій у формуванні порядків денних засідань комісій, підготовці рекомендацій, висновків та звітів про роботу постійних комісій;

4.1.33 Забезпечує членів постійних комісій необхідними матеріалами щодо розгляду питань порядку денного засідань постійних комісій;

4.1.34 Забезпечує участь доповідачів та відповідальних осіб в засіданнях постійних комісій;

4.1.35 Доводить до виконавців проектів рішень висновки та рекомендації постійних комісій з розглянутих ними питань;

4.1.36 Формує папки з рішеннями міської ради, які знаходяться на контролі постійних комісій (по кожній комісії окремо);

4.1.37 Здійснює роботу по контролю за виконанням рішень міської ради, вносить пропозиції постійним комісіям з даного питання та організовує підготовку проектів рішень міської ради щодо зняття з контролю рішень міської ради;

4.1.38 Організовує доопрацювання прийнятих міською радою рішень міської ради;

4.1.39 Забезпечує ведення нумерації рішень міської ради;

4.1.40 Перевіряє відповідність копій рішень та витягів з рішень міської ради, а також витягів з протоколів пленарних засідань міської ради з їх оригіналами та здійснює їх засвідчення;

4.1.41 Доводить рішення міської ради до виконавців;

4.1.42 Опрацьовує критичні зауваження та пропозиції, висловлені депутатами під час пленарних засідань міської ради, доводить їх до виконавців та здійснює контроль за їх реалізацією;

4.1.43 Здійснює контроль за реалізацією протокольних доручень міського голови, висловлених на пленарних засіданнях міської ради;

4.1.44 Готує відповіді на листи і звернення щодо надання копій рішень міської ради, витягів з них, витягів з протоколів сесій міської ради, засідань постійних комісій, за наслідками розгляду питань на сесіях міської ради, засіданнях постійних комісій та щодо прийняття окремих рішень;

4.1.45 Забезпечує ведення протоколів пленарних засідань міської ради та їх оформлення;

4.1.46 Формує комплекти копій протоколів та рішень міської ради для надання виконавчому комітету міської ради та прокуратурі міста, а також необхідні копії документів для вищестоящих органів;

4.1.47 Веде статистичну звітність з питань, що належать до компетенції секретаріату ради;

4.1.48 Веде облік місцевих ініціатив, що надходять до міської ради;

4.1.49 Оформляє посвідчення та облікові картки депутатів міської ради та їх помічників, веде їх облік та організовує  списання;

4.1.50 Готує до видачі та організовує списання нагрудних знаків для депутатів міської ради;

4.1.51 Формує номенклатуру справ секретаріату ради та документи у справи для передачі на зберігання в архівний відділ міської ради; 

4.1.52 Здійснює підготовку, збереження та облік видачі бланків міської ради, рішень та витягів з рішень міської ради;

4.1.53 Здійснює збереження оригіналів рішень та документів, що долучаються до них, протоколів пленарних засідань міської ради протягом 5 років, після спливу яких передає документи на подальше збереження до архівного відділу міської ради;

4.1.54 Здійснює збереження фонограм сесії, записаних на магнітній стрічці;

4.1.55 Здійснює збереження книг з  протоколами засідань постійних комісій міської ради, які по завершенню повноважень ради разом з картками обліку депутатів міської ради передаються на зберігання в архівний відділ міської ради; 

4.1.56 Забезпечує формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції секретаріату ради на внутрішньому порталі і зовнішньому сайті міської ради;

4.1.57 Здійснює контроль щодо забезпечення роботи автоматизованої системи голосування, а також перевірку проектів рішень та інших матеріалів, які вводяться в електронну базу даних автоматизованої системи голосування (у разі наявності такої системи).

 

5. Система взаємодії

5.1 Відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з органами виконавчої влади, управліннями та іншими виконавчими органами Ржищівської міської ради, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.

 

6. Права відділу

6.1 Відділ має право:

6.1.1 Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

6.1.2 Інформувати міського голову або секретаря міської ради у разі покладання на відділ виконання роботи, що не відноситься до функцій відділу чи виходить за його межі, а також у випадках, коли відповідні виконавчі органи міської ради чи посадові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення покладених задач з метою вжиття відповідних заходів;

6.1.3 Залучати за узгодженням з керівником виконавчого органу міської ради відповідних спеціалістів для підготовки нормативних і інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводяться відділом відповідно до покладених на нього завдань;

6.1.4 Брати участь у пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях постійних комісій міської ради та виконавчого комітету, нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, міським головою.

 

 

7. Керівництво відділом

7.1 Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою. На посаду начальника відділу призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста за відповідним напрямом професійного спрямування (право), стажем роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування та/або державній службі на керівних посадах не менш як три роки або на керівних посадах в іншій сфері не менш як п’ять років.

7.2 Начальник відділу:

7.2.1 Здійснює керівництво діяльністю відділом, відповідно до посадової інструкції та чинного законодавства України, розподіляє обов’язки у відділі;

7.2.2 Несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;

7.2.3 Здійснює інші повноваження, покладені на нього відповідно до діючого законодавства.

7.3 Обов’язки  начальника відділу під час його відсутності виконує головний спеціаліст відділу, згідно з розпорядженням міського голови.

7.4 Працівники відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, що затверджуються секретарем ради.

7.5 В окремих випадках у разі службової необхідності за дорученням начальника відділу виконують повноваження, не передбаченні посадовими інструкціями, але в межах повноважень посадової особи органів місцевого самоврядування.

7.6 Посадові особи відділу зобов’язані постійно підвищувати свій кваліфікаційний рівень.

7.7 Чисельність працівників, структура, кошторис та штатний розпис відділу затверджуються рішенням міської ради.

 

8. Відповідальність відділу

8.1 Працівники відділу несуть відповідальність за неналежне виконання покладених на відділ завдань даним Положенням та повноважень у порядку передбаченому чинним законодавством України

8.2 Повноваження відділу розподіляються між начальником і головним спеціалістом та закріплюються в посадових інструкціях.

8.3 За порушення трудової та виконавчої дисципліни працівники відділу притягуються до відповідальності, згідно з чинним законодавством України.

 

9. Заключні положення

9.1 Припинення діяльності  відділу здійснюється у порядку, відповідно до вимог чинного законодавства.

9.2 3міни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому законодавством для його затвердження.

 

 

В.о. міського голови, секретар ради                                                                   К.І. Чорненька

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора