Положення про загальний відділ, організаційної та кадрової роботи апарату виконавчого комітету Ржищівської міської ради

ПРОЄКТ №

РІШЕННЯ

Про затвердження Положення про загальний відділ, організаційної та кадрової роботи Виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області

Заслухавши інформацію начальника загального відділу, організаційної та кадрової роботи Юлії Пужакової щодо необхідності приведення Положення про загальний відділ, організаційної та кадрової роботи Виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області у відповідність до норм чинного законодавства, керуючись ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Ржищівська міська рада Київської області

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про загальний відділ, організаційної та кадрової роботи Виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області, що додається.
2. Рішення Ржищівської міської ради Київської області №435-07-08 від 16.04.2021 року, вважати таким що втратило чинність.
3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на першого заступника міського голови Юрія Терещенка.

 Розробник:   Юлія ПУЖАКОВА

Погоджено: Юлія ОВЧАР
                     Юрій ТЕРЕЩЕНКО

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Ржищівської міської ради

Київської області VІІІ скликання

від 07.03.2025 року № 3159-59-08

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ, організаційної та кадрової роботи

Виконавчого комітету Ржищівської міської ради

1. Загальні положення

1. 1. Загальний відділ, організаційної та кадрової роботи (далі – відділ) є структурним підрозділом Виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області (далі – виконавчий комітет).
   2. Відділ утворюється Ржищівською міською радою Київської області.
   3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами центральних органів виконавчої влади України, розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації, розпорядженнями голови Київської обласної ради, розпорядженнями Обухівської районної державної адміністрації, Статутом територіальної громади міста, Регламентами Ржищівської міської ради Київської області та її виконавчого комітету, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.
   4. Структура, чисельність працівників і штатний розпис відділу затверджується Ржищівською міською радою.
   5. Відділ підпорядковується міському голові та заступникам міського голови.
   6. Положення про відділ затверджується рішенням Ржищівської міської ради Київської області.
   7. Відділ має свою печатку без права окремої юридичної особи.

2. Основні завдання відділу

Відділ створюється для документування, організаційно-інформаційної діяльності та кадрового забезпечення виконавчого комітету, його апарату та виконання ним повноважень, визначених чинним законодавством, у тому числі делегованих повноважень органів виконавчої влади з таких основних напрямків:

• • Здійснення організаційного, інформаційного та аналітичного забезпечення діяльності виконавчого комітету, міського голови, сприяння взаємодії і зв’язків з територіальною громадою – органами самоорганізації населення.
  • Координація роботи щодо проведення кадрової політики у виконавчому комітеті.
  • Документування діяльності виконавчого комітету.
  • Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті виконавчого комітету відповідно до чинних правил.

2. • Прийом та реєстрація кореспонденції, передача її на розгляд міському голові, розсилання вхідної та вихідної кореспонденції.
   • Здійснення реєстрації звернень громадян з особистих питань, звернень з питань діяльності підприємств, установ та організацій, що надійшли до виконавчого комітету, та контролю за своєчасним їх розглядом.
   • Здійснення реєстрації документів відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», реєстрації запитів на інформацію, забезпечення доступу запитувачів до публічної інформації у виконавчому комітеті.
   • Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів.
   • Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, що належать до компетенції відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень міського голови і перевірка їх проектів вимогам Інструкції з діловодства у Виконавчому комітеті Ржищівської міської ради Київської області.
   • Ведення архівної справи в апараті виконавчого комітету.
   • Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, структурним підрозділам виконавчого комітету.
   • Ведення вебсайту Ржищівської міської територіальної громади.

3. Функції відділу

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1. 1. Опрацьовує і подає заступнику міського голови проєкти планів роботи виконавчого комітету, забезпечує контроль за їх виконанням.
   2. Здійснює організаційне забезпечення засідань виконавчого комітету, а також нарад, що проводяться міським головою та його заступниками.
   3. Готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються заступниками міського голови.
   4. За дорученням заступників міського голови розробляє проєкти рішень, розпоряджень міського голови з організаційних та кадрових питань.
   5. Бере участь у підготовці звітів виконавчого комітету про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади.
   6. Забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування, вносить пропозиції щодо удосконалення цієї роботи.
   7. Забезпечує прогнозування та планування потреб у кадрах, формування кадрового резерву та роботу з ним, організацію замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування.
   8.  Здійснює ведення, облік, зберігання особових справ, трудових книжок працівників, підготовку графіків відпусток, документів, необхідних для розгляду призначення пенсійного забезпечення, довідок, складання звітності.

1. 9. Забезпечує здійснення кадрової роботи з керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів ради, підпорядкованих підприємств, установ, організацій.
   10. Вживає заходів до виконання наказів виборців, рішень місцевого референдуму, своєчасного розгляду місцевих ініціатив, пропозицій, запитів, рекомендацій, внесених під час громадських слухань, зборів громадян.
   11. Бере участь у здійсненні у встановленому порядку організаційного забезпечення виборів та референдумів на території громади.
   12. Забезпечує функціонування системи постійного моніторингу громадсько – політичних настроїв населення та оцінки суспільно – політичної ситуації на території громади.
   13. Аналізує виконання законів України, актів Президента України, кабінету Міністрів України, розпоряджень міського голови з питань внутрішньої політики.
   14. Аналізує діяльність організацій, політичних партій та інших об’єднань громадян на території міста.
   15. Подає заступнику міського голови інформаційно – аналітичні матеріали щодо формування і реалізації внутрішньої політики.
   16. Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства у виконавчому комітеті. Розробляє і вносить проєкт Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті.
   17. Здійснює прийом, попередній перегляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до виконавчого комітету, видачу інформації стосовно строків їх проходження.
   18. Забезпечує в установленому порядку реєстрацію звернень громадян, листів, клопотань тощо від організацій та установ, що надійшли до виконавчого комітету.
   19. Веде роз’яснювальну роботу щодо прийому громадян міським головою і його заступниками.
   20. Здійснює підготовку і випуск розпоряджень міського голови, інших документів виконавчого комітету, їх реєстрацію, видає копії та витяги з утворюваних виконавчим комітетом документів.
   21. Забезпечує спільно з іншими підрозділами апарату виконавчого комітету технічну підготовку засідань виконкому, консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, служб і комісій, утворюваних міським головою, а також заходів, які проводяться міським головою.
   22. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів виконавчого комітету, міського голови.
   23. Доводить у визначені строки до відділів, управлінь та служб виконавчого комітету, підприємств, установ та організацій рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови, документи виконкому.
   24. Здійснює постановку документів на контроль та формує картотеку контрольованих документів.
   25. Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів. Систематично інформує міського голову про хід їх виконання, факти порушення виконавської дисципліни.

3. 26. Забезпечує подання виконавцями інформації про хід виконання документів у зазначені в контрольній картці строки, зняття документів із контролю після закриття їх до справи та формує картотеку виконаних документів. Готує інформаційно – аналітичні довідки про хід та підсумки виконання документів.
   27. Здійснює контроль за своєчасним виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови.
   28. Складає зведену номенклатуру справ апарату міськвиконкому, забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату виконавчого комітету та передачі їх до архівного відділу.
   29. Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті виконавчого комітету, готує довідки, інформації з питань діловодства.
   30. Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.
   31. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету, надає практичну і методичну допомогу відділам, управлінням та іншим службам виконавчого комітету.
   32. Контролює дотримання чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету.
   33. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами, готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.
   34. Оприлюднює на офіційному вебсайті Ржищівської міської територіальної громади проекти рішень, рішення виконавчого комітету та сесії міської ради, розпорядження міського голови.
   35. Забезпечує актуальність, достовірність та своєчасність оновлення інформації, що підлягає оприлюдненню на офіційному вебсайті Ржищівської міської територіальної громади.
   36. Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

4. Права відділу

Відділ має право:

4. 1. Вносити на розгляд міського голови проєкти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доповідні записки з питань, що належать до компетенції відділу.
   2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету і вимагати виконання встановлених правил роботи із документами.
   3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
   4. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів виконавчого комітету для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань.
   5. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку.
   6. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у виконавчому комітеті.

5. Організація роботи відділу

1. Загальний відділ, організаційної та кадрової роботи Виконавчого комітету Ржищівської міської ради очолює начальник. У разі відсутності його обов’язки виконує один із спеціалістів відділу.
2. Начальник та інші працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови.
3. Структура та чисельність працівників відділу визначається штатним розписом апарату виконавчого комітету, що затверджується рішенням сесії міської ради в межах граничної чисельності, фонду заробітної плати працівників і видатків на утримання апарату виконавчого комітету.
4. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету, Інструкції з діловодства, інших нормативно – правових та розпорядчих документів.
5. Робота відділу планується помісячно на основі плану роботи виконавчого комітету, доручень міського голови, функцій відділу. Плани роботи затверджуються заступником міського голови.
6. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються заступником міського голови за поданням начальника відділу.
7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами, управліннями, службами виконавчого комітету, використовує у своїй роботі підготовлені ними оперативні дані, довідкові та статистичні відомості, підтверджені чинним законодавством.
8. Інформація, відомості, які не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів виконавчого комітету лише з дозволу заступників міського голови.
9. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ виконавчого комітету.

6. Відповідальність

Начальник загального відділу, організаційної та кадрової роботи здійснює безпосереднє керівництво діяльністю та організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функцій, забезпечує виконання планів роботи відділу та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень міського голови, заступників міського голови, в тому числі:

1. 1. Вносить на затвердження заступнику міського голови посадові інструкції працівників відділу. Затверджує розподіл обов’язків між працівниками відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього розпорядку, трудової та виконавчої дисципліни.
   2. У встановленому порядку вносить пропозиції про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, їх заохочення та накладення стягнення, погоджує надання їм відпусток.
   3. Контролює дотримання працівниками відділу правил внутрішнього розпорядку і трудової дисципліни.

1. 4. Координує у встановленому порядку роботу відділу з відділами, управліннями, службами виконавчого комітету.
   5. Вносить на розгляд міського голови проєкти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, пропозиції та доповідні з питань, що належать до компетенції відділу.
   6. Бере участь у нарадах, семінарах, засіданнях виконавчого комітету.
   7. Підписує та візує документи (довідки) в межах своєї компетенції.
   8. Розробляє інструкції з питань діловодства в апараті, відділах, службах, управліннях виконавчого комітету, подає пропозиції щодо вдосконалення даної роботи. Надає їм необхідну методичну та практичну допомогу.
   9. Вдосконалює методи і форми роботи з документами у виконавчому комітеті, сприяє підвищенню кваліфікації працівників відділу, вносить пропозиції щодо цього на розгляд заступника міського голови.
   10. Здійснює контроль за своєчасним виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови та вхідної документації. Систематично готує інформаційно – аналітичні довідки про хід їх виконання.
   11. Вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи з документами відділів, управлінь виконкому, готує методичні матеріали щодо удосконалення цієї роботи.
   12. Виконує доручення заступників міського голови.
   13. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами, практику застосування чинного законодавства в діловодстві, основи архівної справи, Інструкції з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
   14. Повинен мати повну вищу освіту за освітньо – кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста та мати стаж роботи за фахом на державній службі на керівних посадах не менше трьох років або стаж роботи за фахом в інших сферах не менше п’яти років.

7. Заключні положення

 7.1.  Виконавчий комітет Ржищівської міської ради Київської області створює умови для роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань, які відносяться до компетенції відділу.

7.2. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться Ржищівською міською радою Київської області у порядку, встановленому чинним законодавством України.

7.3. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому згідно чинного законодавства України.

Начальник загального відділу,

організаційної та кадрової роботи                                                                   Юлія ПУЖАКОВА